فرآیند های سازمانی

  ​در زمانی نه چندان دور تمامی فرآیند های سازمانی مبتنی بر سیستم کاغذی اجرا می شد. بدین معنا که افراد در سازمان ها می بایست فرم های کاغذی را به دست می گرفتند و برای گرفتن تایید درخواست خود زمان زیادی را صرف می کردند.   اما اکنون با استفاده از سیستم های  فرآیند ساز دیگر از مشکلاتی که در انجام فرآیند ها در قالب فرم های کاغذی وجود داشت خبری نیست. همچنین با استفاده از سیستم فرآیند ساز تمامی اشخاص و سیستم های اطلاعاتی در سازمان به یکدیگر پیوند می خورند و این امر به نوبه خود باعث اجرا و بهبود فعالیت ها و فرآیند های مختلف یک سازمان می شود و امکان گزارش گیری و کنترل روی فرآیندها و اطلاعات فرم ها مقدور می شود.

 

در همین راستا قصد دارم نگاهی به سیستم فرآیند ساز داشته باشم و قسمت های مختلف و نحوه عملکرد آن را بر پایه یک مثال توضیح دهم.   

در فرآیند ساز تمام فرآیند ها دو قسمت دارند : 1- فرم های فرآیند   2- گام های فرآیند

 

فرم ساز: این فرآیند ساز از فرم ساز پیشرفته Microsoft Office InfoPath  استفاده می کند و از آنجایی که جزء  محصولات آفیس می باشد یادگیری و کار با آن آسان است. این فرم ساز قابلیت طراحی انواع فرم ها ( از فرم های ساده گرفته تا فرم های پیچیده) را دارا می باشد.

 

گام های فرآیند: مراحلی که نیاز است انجام شود تا یک فرآیند کامل گردد اصطلاحا گام های فرآیند نام دارد. به عنوان مثال فرآیند درخواست مرخصی را در نظر بگیرید :

 

• Sequential (ترتیبی) :  همانند فلوچارت در این مدل مجموعه ای ازمراحل که پشت سر هم تعریف شده اند اجرا می شوند. جریان روند کار بر اساس شرط ها، حلقه ها و گام های موازی صورت می پذیرد.
•  State Machine : در این نوع گردش کار ترتیب خاصی وجود ندارد. برای روشن شدن بهتر موضوع مثال زیر را در نظر بگیرید. صبح که از خواب برمی خیزید احساس گرسنگی می کنید (این وضعیت را hungry ) می نامیم. سپس وقتی که صبحانه را میل کردید از وضعیت گرسنگی به وضعیت سیر بودن می روید (full). همچنین می توانید در این بین وضعیت های دیگری مثل  half-full یا a little-hungry را اضافه کنید. این همان روندی است که در گردش های ماشین حالت صورت می پذیرد. شما می توانید از این نوع گردش کار برای تقریبا هر فرآیندی که شامل وضعیت است استفاده کنید.

 

در این مدل مراحل را تعریف می کنیم، می توانیم به مراحل میانی برویم و برگشت به عقب داشته باشیم.  در مرحله برگشت به عقب ( برگشت به نفر قبلی یا درخواست قبلی) دقیقا فعالیت به دست کسی که در گام قبلی فعالیت دستش بوده بر می گردد و هنگامی که این فرد بررسی مجدد را انجام داد مسیر های قبلی طی می شود.

 

 حال که تا اندازه ای با کلیات فرآیند ها آشنا شدید به سراغ طراحی یک فرآیند می رویم.  فرآیند درخواست ماموریت را در نظر بگیرید، ابتدا از طریق فرم ساز InfoPath فرم درخواست ماموریت را طراحی می کنیم. توجه داشته که می توان view ها ( نماهای) مختلفی را برای یک فرم ایجاد کرد. چنانچه در ادامه توضیح خواهم داد هر مرحله از گردش کار توسط فرد یا افرادی قابل دسترس است. به عنوان مثال فرم درخواست ماموریت را  هم نگهبانی رویت می کند و هم مدیر عامل اما فیلدهایی که در این فرم به افراد نشان داده می شود با هم متفاوت است و بسته به سطح دسترسی که دارند و عملیاتی که روی فرم انجام می دهند تعیین می شود. بدین ترتیب نیاز می شود که برای هر گام نمای مخصوص به همان گام طراحی شود. بعد از اینکه فرم طراحی و ذخیره شده آن را در کتابخانه اسناد شیرپوینت publish می کنیم.

 در تعریف گام های فرآیند فیلد های متفاوتی وجود دارد که لازم است است با آنها آشنایی داشته باشیم.  نام مرحله : این نام به انگلیسی درج می شود که نمای مربوط به این مرحله را مشخص می کند که پیش از این آن را در توضیحات مربوط به InfoPath معرفی کردم. زیر مرحله زمانی استفاده می شود که تمامی فیلدهای دو مرحله با هم یکی است و فقط به عنوان مثال در یک فیلد با هم تفاوت دارند. بدین ترتیب در زیر مرحله می خواهیم یک مرحله جدید داشته باشیم اما دیگر نمای جدید تعریف نمی کنیم.  به ازای هر گام از فرآیند یک رکورد جدید ایجاد می کنیم. در تعریف گام باید ترتیب پیش فرض آن ها مشخص شود. مثلا اگر رکوردی که در حال تعریف آن هستیم گام دوم از فرآیند است پس فیلد ترتیب مقدار 2 را میگیرد.  

نقش ها در گام های فرآیند : منظور افرادی هستند که فرآیند در گام بعدی به دست آن ها خواهد رسید.

 

Role

•  کاربر : نام کاربرانی را که مد نظرمان است درج می کنیم.
• گروه: نام گروه یا گروه هایی که میخواهیم این فعالیت در گام بعدی به دست آن ها برسد را درج می کنیم. مثلا گروه مدیران
• اعضای سیستمی : منظور نقش هایی هستند که توسط سیستم تفسیر می شوند. در یک سازمان بزرگ تعداد نقش ها بسیار زیاد است و از همان ابتدا نمی توان رابطه بین آن ها را تعریف کرد بنابراین شناسایی نقش ها به عهده سیستم گذاشته می شود. و سیستم از طریق کاربر جاری نقش ها را شناسایی می کند به عنوان مثال مدیران کاربر جاری و یا مدیر گردش کار.
• اعضای جستجو: بدین صورت است که بر مبنای یک فیلد از اطلاعات فرم در لیستی جستجو می کنیم و اطلاعات کاربر مورد نظر را بدست می آوریم.
• رونوشت به : دقیقا همانند نقش ها اعضای آن مشخص می شوند.اما این افراد فقط می توانند این فعالیت ها را ببینند و در حقیقت به گونه ای در جریان کار قرار می گیرند اما اقدامی روی آن نمی توانند انجام دهند.
• مدت: مهلت انجام فرآیند است و زمانی که از مهلت اجرای فعالیت بگذرد و هنوز این گام انجام نشده باشد به حالت معوق می رود.

حال که تا اندازه ای با روند طراحی گام های فرآیند آشنا شدید به معرفی مواردی می پردازم که طی انجام یک فرآیند با آن ها سر و کار داریم. اگر یک درخواست را به گروهی از افراد (بیش از یک نفر ارسال کنیم) هر فردی که این وظیفه را اول انجام دهد درخواست نیز از کارتابل همان فرد خارج می شود. تصور کنید که اگر این درخواست از کارتابل تمامی آن افراد خارج شود یک  task به چندین درخواست تبدیل می شود که این روند منطقی و صحیح نیست.

 مفهوم گردش کار فرزند

فرض کنید درخواستی باید به چند نفر ارسال شود و هر نفر بخشی از این درخواست را انجام دهند. فرآیند درخواست خدمات فنی را در نظر بگیرید.

 

Diagram

 تفویض اختیار : تفویض بدین معنی است که به عنوان مثال فرد  A به فرد B اجازه دهد که فعالیت های کارتابلش را ببیند و از جانب فرد A انجام دهد.فرض کنید فرد A به مرخصی رفته است هر فعالیتی که در کارتابل او بیاید فردB دسترسی انجام آن ها را دارد و در نهایت فعالیت انجام شده از هر دو کارتابل خارج می شود.

واگذار شود به : هر فعالیتی که در کارتابل خود داریم را می توانیم به فرد دیگری واگذار کنیم که او انجام دهد. در این صورت این فعالیت از کارتابل من خارج شده و به کارتابل فردی که به او واگذار کردم منتقل می شود.

نمای عمومی : در هر گام دکمه ای به نام نمای عمومی وجود دارد. با کلیک بر روی آن تمامی قسمت های غیر محرمانه فرم قابل رویت است و می توان سایر فیلدهایی که توسط افراد دیگر تکمیل شده اند را ملاحظه کرد زیرا برای برخی تصمیم گیری ها در رابطه با انجام فعالیت لازم است که در جریان اجرای کار باشیم.

InfoPath اطلاعات را در فایل xml نگهداری می کند. حال بعد از publish شدن، این فایل ها در کتابخانه اسناد شیرپوینت ذخیره می شوند. برای روشن شدن بهتر موضوع به مثال زیر توجه کنید

  همانطور که مشاهده می کنید از طریق لیست بالا نمی توان اطلاعات داخل فرم Factor را بیرون کشید و از آن ها گزارش گرفت به همین دلیل با استفاده از همگام ساز Infopath  لیست دیگری را طراحی می کنیم که به فیلدهای داخل فرم ها دسترسی دارد و امکان گزارش گیری از فرم ها را برای ما مقدور می کند.

نرم افزار CRM مبتنی بر پردازش ابری

اگه تا حالا با نرم افزار کار کرده باشین با مشکلات نگهداری و به روزرسانی اون آشنا هستین!

چند سالی می شه که بحث و استفاده از نرم افزار های مبتنی بر پردازش ابری حسابی داغ شده و طرفدارهای زیادی پیدا کرده، چون مشتری از دردسرهای نگهداری و به روزرسانی راحت می شن.

اگه به دنبال نرم افزار ارتباط با مشتری تو ایران می گردین حتما یک نگاه به سایت Sarveno  و  وبسایت اولین نرم افزار CRM مبتنی بر پردازش ابری در ایران SarvCRM یه سری بزنید.

چند تا لینک خوب :

CRM (customer Relationship Management)

چرا نرم افزار CRM برای کسب و کارهای کوچک معجزه می کند؟

برای پاسخ به این سوال بهتر است سوال بنیادی تری را بپرسیم.  کسب و کارهای کوچک را چه چیزهایی بزرگ و سرحال می کند؟ این نوع از کسب و کارها به چه چیزی نیاز دارند؟
مطمئنا همه در جواب هم نظریم. مشتریان بیشتر،ثبات بیشتر و داشتن درآمد بالاتر این عبارت تا اینجا تنها یک جمله ساده است اما نمود عملی آن وقتی اتفاق می افتد که ویژگی های نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری را بشناسید.قیف فروش و فرآیند را که فراموش نکرده اید؟ اگر فراموش کرده اید اینجا را بخوانید طبق نتیجه گیری های قبلی متوجه شدیم که پروش سرنخ های فروش می تواند نرخ تبدیل فرصت ها به فروش را بیشتر کند. 

ویژگی هایی که دلیل این اتفاق می شوند عبارتند از :

1. مکان ساخت پرونده برای هر شخص حقیقی و حقوقی و به اشتراک گذاشتن آن بین کارمندان فروش شرکت در هر زمان و هر مکان امکان ثبت یاداشت برای هر پرونده
2. امکان ثبت وظیفه و تخصیص آن به خود یا یکی از همکاران
3. امکان ثبت رخداد ساده و تکرار پذیر برای هر پرونده
4. امکان درج فرصت برای هر شخص و امکان تبدیل آن به معامله
5. امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور رسمی و ارسال آن از طریق ایمیل یا فکس
6. امکان ارسال و دریافت پیامک با ویژگی های معجزه گونه
7. میز کار برای پیگیری وظایف و فرصت ها
8. گزارشات مختلف مدیریتی از فروش، محصولات، کارمندان و ...
9. گزارش لحظه ای از سیستم فروش روزانه

امکان ایجاد وظیفه، دیدن لیست وظایف و گزارش لحظه ای با استفاده از فرامین پیامکی بدون نیاز به اینترنت و .... این ویژگی ها موجب می شود که نرخ تبدیل فرصت ها به مشتریان بیشتر شود. هم چنین نرم افزار ارتباط با مشتری به شما کمک می کند با پیگیری های مستمر و فرآیندهای وفادار سازی مشتریان ثبات مشتریان و فروش شما را بیشتر کند. این امر باعث می شود که شما به درآمد زایی ثابتی برسید و کسب و کارتان رشد کند. نظم و سرعت و دقت و پیگیری از ویژگی های ارزشمند نرم افزار ارتباط مشتری هستند این ویژگی ها در کنار ابزارهای کاربردی که نرم افزار در اختیار شما قرار می دهد، باعث می شود کسب و کار و شما رونق بگیرد و به مشتریان بیشتر،ثبات بیشتر و داشتن درآمد بالاتر برسید.

قیف فروش در مدیریت ارتباط با مشتریان چیست؟

زمانی که صحبت از مدیریت ارتباط با مشتریان می شود، اولین مساله ای که مورد بررسی قرار می گیرد قیف فروش است!!!
اما احتمالا واژه قیف شما را به یاد قیف ترسناک کنکور و روزهای آشفته آن دوران خواهد انداخت. اما این قیف فرق دارد...
این قیف را دوست خواهید داشت...چون درآمد شما را بیشتر میکند.
شما که از درآمد زیاد بدتان نمی آید؟
     

قیف فروش در واقع مصداقی برای توصیف مراحل فروش است.از زمانی که سرنخ ها شناسایی می شوند تا زمانی که محصول و یا خدمات به فروش می رسد.به صورت عادی این فرآیند همیشه وجود دارد و همیشه شکل می گیرد...نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان خروجی قیف تان را گشادتر می کند.این بدین معناست که تعداد سرنخ های بیشتری را به مشتری و نهایتا خرید محصول یا بیشتر خواهد شد.این قیف فروش کارکرد معجزه آسایی دارد.البته زمانی که با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان اقدام تاثیر این معجزه را خواهید دید.این نرم افزار ویژگی های دارد که با تکیه بر این ویژگی ها خروجی قیف شما گشاد تر خواهد شد.مثال اینکه با افرایش پیگیری سرنخ ها باعث می شود فرصت های بیشتری تولید شود.بالطبع فرصت های بیشتر، مشتریان بیشتر و مشتریان بیشتر فروش بیشتر را به دنبال خواهد داشت.تصور کنید در یک نمایشگاه از طریق فرم نظر سنجی تعدادی ایمیل دریافت کرده اید...شما از طریق برنامه های جذب مخاطب مثل ارسال خبرنامه از آن ها فیدبک هایی حواهید گرفت. تا این مرحله شما یک مجموعه از سرنخ های ارزشمند را به دست آورده اید و با پیگیری آن ها می توان این لیست را به فرصت های فروش تبدیل کرد و زمانی که فرصت های فروش ما چراغ مثبت نشان دادند، وقت آن است که به معرفی محصولات و خدمات خود بپردازیم و با روابط عمومی و تبلیغات به فروش موثر تر کمک کنیم. اینجا معجزه مدیریت ارتباط با مشتری نمود پیدا می کند و دقیقا دلیلی است برای گشاد شدن خروجی قیفتان...بعد از آن نوبت به وفادارسازی مشتریان خواهد رسید. در هفته های آتی حتما درباره وفادار سازی مشتریان برای شما یک مقاله کامل قرار خواهم داد.

یک تعریف ساده از نرم افزار CRM

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، یک تکنولوژی برای مدیریت کلیه ارتباط های یک شرکت، تعاملات و معاملات بین شرکت و مشتری. هدف ساده است: ارتباط های کسب و کارت را بهبود ببخش. یک سیستم CRM به شرکت ها جهت ارتباط با مشتری، پروسه های ساده و افزایش سودآوری کمک می کند.  وقتی مردم راجع به نرم افزار CRM صحبت می کنند، منظورشان سیستم CRM است، یک ابزار برای کمک به مدیریت ارتباطات، مدیریت فروش، تولید و ....

یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به کسب و کارها کمک می کند تا بر مشتریان بالقوه و فروش موفق ، مشتریان، خدمات پس از فروش، همکاران و تامین کنندگان در چرخه ی ارتباطی تمرکز کنند و کمک می کند تا با استفاده از روابط درست مشتریان جدیدی بیابید.
 

نرم افزار CRM برای چه کسانی است؟

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری برای همه است، فروشندگان، خدمات مشتریان، توسعه دهندگان کسب و کار، افرادی که تازه کار، بازاریابان و هر فرد دیگری که در ارتباط با کسب و کار است، این نرم افزار بهترین راه برای مدیریت تعاملات و داد و ستدهای خارجی و دستیابی به ارتباط موفق است. ابزارهای CRM به شما این امکان را می دهد که مشتریان را ذخیره کنید و در آینده با آنها تماس بگیرید، فرصت های فروش را شناسایی کنید، خدمات پس از فروش را بررسی کنید و کمپین های بازاریابی را مدیریت کنید، و تمامی این کنترل ها در یک مکان قرار دارند، با استفاده از نرم افزار می توانید تمامی اطلاعات یک مشتری، تعاملات صورت گرفته، فروش های موفق به آن مشتری را ذخیره کنید و درصورتی که در آینده کسی به آن اطلاعات نیاز داشت تنها با یک جستجوی ساده آنها را در اختیار داشته باشید.

با دید دسترسی آسان به داده ها، همکاری و افزایش بهره وری آسان تر می شود. هر شخص در شرکت می تواند با مشتریان ارتباط برقرار کند، می تواند تعاملات قبلی مشتری با شرکت را مشاهده کند، خریدهای قبلی مشتری را بررسی کند و ... نرم افزار CRM می تواند به شرکتها در همه ابعاد کمک کند تا کسب و کار خود را رشد دهند بخصوص شرکت های کوچک که تمایل به پایین آوردن هزینه ها را دارند، با استفاده از این نرم افزار هزینه ها را کاهش دهند زیرا تیم ها اغلب باید راهی برای انجام کار با کمترین هزینه پیدا کنند.
چرا CRM برای کسب و کار شما اهمیت دارد؟

کارشناسان پیش بینی می کنند که تا سال 2021 بزرگترین بازار رقابت برای کسب و کارهای سازمانی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان CRM است. اگر کسب و کار شما چشم اندازی برای آینده داشته باشد، نیاز به یک استراتژی برای فروش تان ضروری است. هدف کسب و کارتان، میزان سودآوری و ... را مشخص کنید. اما به روز رسانی اطلاعات قابل اعتماد که کسب و کار شما را به پیشرفت برساند شاید پیچیده به نظر بیاید. چگونه جریان های اطلاعاتی که از فروش، خدمات پس از فروش و بازاریابی و نظارت بر شبکه های اجتماعی و اطلاعاتی که به کسب و کار ما منتقل می کنند را مدیریت کنیم؟!

یک سیستم CRM می تواند یک نمای کلی از مشتریان ارائه دهد. می توانید همه اطلاعات مشتریان را در یک مکان داشته باشید، یک داشبورد ساده و قابل تنظیم که می تواند سوابق مشتریان، سفارشات، تماس ها، یادآورها و... را در اختیار شما قرار دهد.

حتی می توانید فعالیت های مربوط به شبکه های اجتماعی خود را دراختیار داشته باشید، برخی فعالیت ها و رویدادهای شرکت تان را با مشتریان به اشتراک بگذارید، در مورد رقبای کسب و کارتان اطلاعات کسب کنید و همچنین بازاریابان می توانند از طریق نرم افزار CRM داده های شبکه های اجتماعی را آنالیز کنند و با استفاده از آن و باتوجه به چشم اندازهای شرکت، پیش بینی بهتری از خط فروش شرکت داشته باشند و کمپین های بازاریابی خود را دقیق تر برگزار کنند.

با استفاده از نرم افزار CRM می توانید هر جریان فروشی را به صورت واضح و دقیق هدایت کنید، بزرگترین جریان های فروش شرکت ها می توانند از میان دستاوردهای CRM برنامه ریزی و هدایت شوند، نرم افزار CRM به عنوان ابزاری برای فروش و بازاریابی به شما کمک خواهد کرد.

اگر چه سیستم های CRM به طور سنتی به عنوان ابزاری برای فروش و بازاریابی مورد استفاده قرار می گیرند، تیم خدمات پس از فروش نیز می توانند از مزایای آن استفاده کنند. ممکن است مشتریان مشکلات خود را از طریق شبکه توئیتر، ایمیل یا تلفن با پشتیبانی شما در میان بگذارند و این مشکل به راحتی از طریق سیستم CRM در اختیار همه تیم ها قرار می گیرد و به راحتی با همه تیم های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش به اشتراک گذاشته شود.

راه اندازی کسب و کار بدون نرم افزار CRM هدر دادن سرمایه است. مدیریت بیشتر به معنای زمان کمتر برای دیگر امور است. یک تیم فروش فعال می تواند یک سیل داده را تولید کند، کارشناسان فروش اطلاعات ارزشمندی در اختیار شما قرار می دهند، که اغلب این نوشته ها به صورت دست نوشته یا نوشته های داخل لپ تاپ یا موبایل است، پس با تغییر کارشناس فروش ممکن است اطلاعات شما نیز از دست برود، پس نیاز به یک سیستم برای جمع آوری این اطلاعات ضروریست.

وقتی اطلاعات به صورت دستی نوشته می شوند، ممکن است جزئیات از دست بروند، جلسات مورد بررسی قرار نگیرند و اولویت بندی مشتریان می توانند به درستی انجام نشود و براساس حدسیات انجام شود و اگر یک فروشنده کلیدی شرکت را ترک کند، اطلاعات زیادی را از دست بدهیم، اما با وجود سیستم CRM این مشکلات را نخواهیم داشت.

مشتریان می توانند در طیف وسیعی از سیستم عامل های مختلف از جمله تلفن، ایمیل یا شبکه های اجتماعی با شما تماس بگیرند، سوالات خود را مطرح کنند، و یک سفارش ثبت کنند. بدون یک پلتفرم مشترک برای تعاملات مشتری، ارتباطات می تواند در سیلی از اطلاعات از دست برود و منجر به نارضایتی مشتری گردد.

حتی اگر شما این اطلاعات را با موفقیت جمع آوری کنید، تبدیل به یک چالش اساسی برای شما خواهد شد که با استخری از اطلاعات روبرو خواهید شد. گزارش ها به سختی ایجاد می شوند، زمان ارزشمند فروش را از بین می برید. مدیران ممکن است نتوانند چشم انداز شرکت را با تیم شان هماهنگ کنند، بدین معنا که نمی توانند زمان مناسب جهت پشتیبانی را ارائه دهند و تمامی این مسائل با کمبود نظارت بر تمامی مراحل بازاریابی، فروش و پشتیبانی همراه خواهد شد.
 

سیستم CRM چیست؟

راه حل مدیریت ارتباط با مشتری به شما کمک می کند تا مشتریان جدید بیابید، کسب و کار خودتان را برآورد و سازماندهی کنید و چشم اندازهای شرکت تان را پیاده سازی کنید، روابط سریعتر و قوی تری با مشتریان برقرار کنید. سیستم های سی آر ام با جمع آوری اطلاعات وب سایت، ایمیل، تلفن ، داده های شبکه های اجتماعی و ... شروع به کار می کند. ممکن است اطلاعات دیگری به صورت خودکار به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری شما اضافه گردد، اطلاعاتی نظیر اخبار اخیر کسب و کار، اطلاعات شخصی مشتریان نظیر خصوصیات فردی برای ارتباط با مشتری و ... نیز به صورت اتوماتیک به سیستم CRM شما اضافه گردد.

پلتفرم CRM نیز می تواند به سایر برنامه های کسب و کار متصل شود و به شما در توسعه روابط با مشتری کمک کند. امروزه راه حل های ارائه شده توسط این نرم افزار به صورت باز ارائه می شود. با استفاده از ابزارهایی می توانید برای مثال امضای اسناد حسابداری، تصویب صورتجلسات و نظر سنجی ها را نیز با استفاده از این نرم افزار انجام دهید.

اکثر CRM ها توسط برنامه های شخص ثالث ارتقا می یابند، با نرم افزارهایی نظیر حسابداری، سیستم سانترال و ... ادغام می شوند، تا با جمع آوری درست اطلاعات روابط با مشتری را توسعه یابند.

نسل جدیدی از CRM ها که براساس هوش مصنوعی طراحی شده اند که وظایف اداری و مسیرهای انجام وظایف را به صورت خودکار انجام می دهند که این روش در زمان صرفه جویی خواهد کرد. بینش های تولید شده توسط این سیستم به شما کمک می کند تا مشتریان خود را درک کنید حتی احساسات و عملکرد آنها را پیش بینی کنید و بتوانید چشم انداز کسب و کارتان را براساس عملکرد آنها برنامه ریزی کنید.
 

از در و دیوار واژه بازاریابی می‌ریزد!

به هر بیزنسی که فکر کنید راحت‌ترین بخشش، تولید محصول است. واقعیت این است که همه‌ی متخصصین، می‌توانند تولیدکننده باشند. اما در بازار، بیزنسی پا بر جا می‌ماند که محصولش فروش کند. در این پست می‌خواهم درباره چطور ماندن در بازار حرف بزنم. بازاریابی، بیش از هرچیز هنر و دانش شناخت مشتری است؛ آن هم قبل از تولید محصول.  اولین و مهمترین کار در بازاریابی شناخت مشتریان است. باید بدانید مشتریان‌تان چه کسانی‌اند، و نیازشان چیست. برای اینکه محصولی که تولید می‌کنید به دست مشتری برسد باید نیازهای خریداران را مد نظر قرار دهید. برای فروش محصول‌تان باید تعداد مشتریان، ارزش‌هایشان، سطح انتظارشان و نگاهی که به خودشان دارند را بدانید. برای انجام فرآیند بازاریابی، تکنیک‌های مختلفی وجود دارد. در اینجا ما به بررسی یکی از این تکنیک‌ها بسنده می‌کنیم؛ پرسیدن سوالاتی مشخص.

برای اینکه نیاز مشتری‌تان را بهتر بشناسید اول از خودتان بپرسید:

1. خواسته‌ی مشتری‌تان چیست؟
2. نیازش چیست؟
3. چرا مشتری باید از شما خرید کند؟
4. مشتری بعد از خرید محصول چه انتظاری دارد؟
5. آیا می‌دانید که مشتری، پس از خرید محصول‌تان چه حسی دارد؟ آیا می‌دانید که این احساس، چه اولویتی برایش دارد؟
6. وقتی که مشتری از محصول‌تان استفاده می کند، چه احساسی دارد؟

وقتی یک مشتری خودروی ولوو می خرد در حقیقت امنیت را می‌خرد. با خرید محصولی از برند ورساچه، افسون‌گری و اعیانی بودن را می خرد. از خودتان بپرسید نیاز احساسی مشتری من چیست؟ همین احساس را در متن تبلیغ‌تان استفاده کنید.

شما به عنوان مشتری، برای خرید محصول مورد نیازتان، چه فاکتورهایی را مد نظر قرار می‌دهید؟ درباره مارک‌اش صحبت نمی‌کنم، موضوع خودِ جنس است. اجازه بدهید مثالی بزنم؛ آسیاب قهوه‌ایی میزانِ آسیابش قابل تنظیم است. اگر قهوه‌خور باشید می‌دانید که پودر قهوه‌ی اسپرسو، کمتر از پودر قهوه‌ترک آسیاب می‌شود. صبح می‌خواهید اسپرسو بخورید و بعد از ظهر، قهوه‌ترک. پس به آسیابی که گفتیم نیاز دارید؛ حتی اگر تولید نشده باشد. بازاریاب‌های آن کارخانه به این توجه داشته‌اند که قهوه‌خورهای حرفه‌ای، دانه قهوه را قبل از دم کردن خرد می‌کنند. اینکه در این حد به نیاز مشتری توجه کرده‌اند نشان می‌دهد قبل از تولید محصول درباره نیاز مشتری تحقیق کرده‌اند.

تا اینجا نیاز مشتری برآورده شده است. اما همانطور که گفتم مشتری خواسته‌هایی هم دارد. بیایید خواسته‌هایش را هم ببینیم.

1. مشتری از شما می‌خواهد که که محصول تولیدی مشکلش را حل کند،
2. در زمان طراحی و تولید، او را در نظر بگیرند
3. مشتری از تولیدکننده می‌خواهد که منبع موثق و معتبر برای پاسخگویی به سوال‌هایش باشد
4. قیمت محصول مناسب با جیبش باشد
5. تولیدکننده به محصولش ایمان کامل داشته باشد، نه اینکه فقط برای پول درآوردن کالایی را تولید کند
6. مطمئن باشد که بعد از خرید، ناگهان غیبتان نمی‌زند

گفتیم که کلمه‌ی بازاریابی، از در و دیوار می‌ریزد. این کلمه، عمدتا در معانی غلطی استفاده می‌شود. برای مثال در زادگاه من، بازاریاب به معنای فروشنده‌ی حضوری است. چند نمونه جنس را با خود برمی‌دارد، در کوچه و خیابان راه می‌افتد و به هرکس که بتواند، می‌فروشد. پورسانتش هم محفوظ است؛ به ازای فروش، درصدی پورسانت برایش در نظر گرفته می‌شود. عده‌ای دیگر به تلفن همراه یا منزل مردم زنگ می‌زنند و درباره محصولشان حرف می‌زنند. متاسفانه این روند هنوز هم ادامه دارد؛ بسیاری از افراد بازاریابی را فروش کالا می‌دانند.

وقتی بدانید مشتریان‌تان چه کسانی‌اند، بهتر می‌توانید از زمان‌تان استفاده کنید و انرژی و منابع‌تان را دقیقا برای همان افراد مصرف می‌کنید؛ حتی محتوای تبلیغات‌تان را بر اساس مشتری می‌نویسید. شناخت مشتری به خصوص برای کسب و کارهای یک نفره واجب است، چون زمان و منابع کمتری دارد و در این حالت بهتر می‌تواند آنها را مدیریت کند، و  هر چه بهتر و سریعتر مشتری را بشناسد رابطه بهتری با او برقرار می‌کند. مسئله مهم دیگر در شناخت مشتری جامعه آماری مشتریان است. اگر مشتریان شما زن‌های 20 تا 30 ساله هستند نمی‌توانید از تبلیغی با عکس مردی مسن استفاده کنید. تصویری که نمایان‌گر آرزوهای مشتری شماست باید استفاده شود.

شما برای راه‌اندازی کسب و کارتان اطلاعات زیادی جمع‌آوری کرده‌اید. احتمالا اگر کسی درباره کسب و کارتان سوالی بپرسد، به راحتی بتوانید ریز به ریز مشکلش را برایش توضیح دهید. اما این علم به دانشِ تخصصی‌تان نمایانگر علم به خواسته‌های مشتری‌تان نیست. فراموش نکنید هیچ دو مشتری مثل هم تصمیم نمی‌گیرند. مشتری‌ها در گذر زمان با تحقیق‌های شما شناخته می‌شود. چیزی که شما را به خرید کالایی وادار می‌کند ممکن است دوست‌تان را ترغیب نکند.

چند ایده برای اینکه بیشتر بفروشید

فعالیت های فروش را مدیریت کنید
فروشندگان شما افرادی بی‌عیب و نقص نیستند و ممکن است برخی قرارملاقات‌ها، جلسات و تعاملات با مشتریان را فراموش کنند. نرم‌افزارهایی مثل CRM مایکروسافت می‌تواند موعدهای مهم را به تیمتان یادآوری کرده و هر کاری که انجام می‌دهند را مدیریت ‌کند. بسیاری از نرم‌افزارهای CRM و نیز نرم‌افزار CRM مایکروسافت می‌توانند به شما در جهت زمانبندی پیگیری‌ مشتریان بالقوه و بالفعل کمک کرده و اطلاعات لازم درباره محصولات را تا زمان انجام فروش به آنان ارائه دهند. فروشندگان شما با استفاده از CRM می‌توانند بخش اعظمی از وقتشان را صرف بالابردن کیفیت تعامل با مشتریان کنند.

مشتریان بالقوه را تفکیک کنید

بسیار مهم هست که تمرکز و منابع فروش شما، اعم از نیروی انسانی، زمان، هزینه و … بطور هدفمند تقسیم شود. فرض کنید ماهیانه بطور میانگین ۵۰ مشتری بالقوه دارید. اگر منابع شما بطور برابر بین این مشتریان بالقوه تقسیم شود، ممکن است به فروش دست یابید ولی مطمئناَ میزان فروش دلخواهتان نیست. ضمن اینکه در نهایت به این نتیجه میرسید که همیشه یک درصد ثابتی از مشتریان بالقوه شما به مشتری تبدیل می شوند. اما رویکرد دیگری نیز وجود دارد که حرفه ای تر است. شما می توانید بر اساس معیارهای کلیدی که برای هر شرکتی ممکن است متفاوت باشد، مشتریان بالقوه خود را امتیازدهی کنید. بعد از این کار، تمام منابع خود را روی مشتریان بالقوه ای متمرکز کنید که از حداقل امتیاز برخوردار هستند.

بطور مثال شما می توانید مشتریان بالقوه خود را بر اساس معیارهایی که متناظر با بازار هدف شما باشد نظیر میزان بودجه، زمانبندی خرید، رتبه شخص تماس گیرنده و زمینه فعالیت شرکت، امتیازدهی کنید. بعد در هنگام تماس مشتری بالقوه، سیستم CRM شما بر اساس پاسخ های مشتری بالقوه در خصوص هر یک از معیارهای امتیازدهی، امتیازی را برای مشتری بالقوه محاسبه می کند. شاید از بین ۵۰ مشتری بالقوه در ماه، نهایتا ۱۰ مشتری بالقوه حداقل امتیاز لازم را کسب کنند. بنابراین شما باید تمام منابع خود را روی این ۱۰ مشتری بالقوه متمرکز کنید. با این کار نرخ تبدیل شما (یعنی نرخ تبدیل مشتری بالقوه به مشتری) بدلیل اینکه منابع بیشتری برای آنها صرف کرده اید، قطعاَ بهتر خواهد بود. یعنی اگر قبلا از هر ۵۰ مشتری بالقوه، ۳ نفر به مشتری تبدیل می شدند، با این رویکرد از هر ۱۰ مشتری بالقوه ممکن است تا ۷ نفر یا بیشتر به مشتری تبدیل شوند.

اولویت‌بندی کنید
فروشندگان شما می‌توانند با استفاده از ابزاری که بتواند تماس‌های فروش را بر حسب اولویت و زمان دسته‌بندی کند، بهره وافری ببرند. آیا شما مشتریانی در آن سوی کشور و یا جهان دارید؟ با استفاده از چنین ابزارهایی، می‌توانید رویدادهای تقویم، یادآوری‌ها، وظایف و دیگر هشدارها را به گونه‌ای تنظیم کنید که بهترین زمان برای تماس با مشتریان را به شما اعلام کند. همچنین می‌توانید کیفیت مشتریان بالقوه را بگونه‌ای اولویت‌بندی کنید که مطمئن شوید کارمندانتان زمانشان را به بهترین شکل صرف مشتریانی می‌کنند که احتمال خرید آنها بالا بوده و یا در شرف خرید هستند تا اینکه وقتشان را بابت پاسخگویی به سوال‌های بی‌مورد تلف کنند.

پیش‌بینی کردن را بیاموزید
یک نرم‌افزار CRM مثل مایکروسافت، می‌تواند به جریان درآمدی بالقوه پروژه کمک شایانی کند. می‌توانید از جداول و نمودارها برای نشان‌دادن روندها و گرایش‌ها به صورت ماهیانه یا سالیانه بهره ببرید تا میانگین سال جاری را ایجاد کرده و اهداف فروش را به صورت ماهیانه یا فصلی نشان‌گذاری کنید. با این روش می‌توانید در خصوص چگونگی تخصیص منابع، تدوین بودجه‌های سالیانه و  دیگر حوزه‌های کسب‌وکار انتخاب‌های هوشمندانه‌ای داشته باشید. همچنین با استفاده از این ابزارها می‌توانید ناکارآمدی‌ها را در تیم فروشتان پیدا کرده و مشخص کنید که چه چیزی می‌بایست بهبود یابد.

ارزیابی عملکرد تیم فروش
شما می‌توانید تمام فروش‌هایی که اعضای تیمتان از طریق نرم‌افزار CRM انجام داده‌اند را پیگیری کنید تا جزئیات عملکردی هر یک از کارمندانتان را به دست بیاورید. آیا هر کس آنطور که باید عمل می‌کند؟ اگر پاسخ مثبت است که خیلی خوب است. اما اگر چنین نیست، چه کسی نیاز به بهبود عملکرد داشته و برای کمک به وی چه کاری باید انجام شود؟ به عنوان صاحب کسب‌وکار شما باید نسبت به هر آنچه در شرکتتان رخ می‌دهد پاسخگو باشید، اما کارمندانتان نیز باید نسبت به آنچه که انجام می‌دهند نیز پاسخگو باشند.

از کجا باید شروع کنید؟
پس از خواندن نکات فوق شاید بتوانید تصمیم بگیرید که آیا سیستم CRM ارزش سرمایه‌گذاری را دارد یا خیر. اگر شما هم‌اکنون روش‌هایی را در اختیار دارید که می‌توانید تیم فروشتان را به نتایج ایده‌آل برسانید، این خیلی خوب است – اگر چنین نیست شاید بخواهید چنین ابزارهایی را نیز مدنظر قرار دهید.

شما باید در مورد خدمات پیاده سازی و نیز محصولات نرم‌افزاری شرکت‌های مختلف تحقیق کنید تا بتوانید به این نتیجه برسید که چه ویژگی‌هایی می‌تواند برای شما مفید باشد. در نظر داشته باشید که در کنار کاربردی ‌بودن و در دسترس‌بودن، قابلیت توسعه نرم‌افزار را نیز باید مورد توجه قرار دهید. ضمن اینکه خدمات و نیز متدلوژی پیاده سازی سیستمهای CRM نیز به اندازه نرم افزار آن مهم است.